壹、總述
一、國家科學及技術委員會新竹科學園區管理局（以下簡稱本局），為健全檔
案管理，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，依檔案法第七條及其施行
細則第六條規定，訂定本作業規定。
二、本局檔案管理作業，包括下列各款事項：
(一)點收。
(二)立案。
(三)編目。
(四)保管。
(五)檢調。
(六)清理。
(七)安全維護。
(八)應用。
(九)其他檔案管理作業及相關設施事項。
貳、點收
三、本局檔案管理人員將辦畢歸檔之案件，確實予以清點受領。
四、各單位承辦人員應先行查檢擬歸檔案件是否已確實辦畢及已填妥檔案分類
號與保存年限。其案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份為限。未
以原件歸檔者，應由承辦單位簽註原件去向或無法以原件歸檔原因，並經
權責長官核准後，方得辦理歸檔。
五、辦畢案件應速併同歸檔送出清單送交檔案管理人員辦理歸檔，但下列物品
不得歸檔：
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
(四)易變質而不適長期保存之物品。
前項所稱辦畢案件，係指依文書處理規定完成發文或存查程序之案件。
六、歸檔案件，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
(一)依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序於各頁右下
角編寫頁碼。文件雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於右下角為之。
(二)附件頁碼之編寫，除書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連
續為之。
七、歸檔案件有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒體或
書籍型式之附件時，應由檔案管理人員於該附件適當位置註記文號、檔案
分類號及附件另存編號。
八、機密檔案歸檔時，承辦人員應使用密案袋裝封，並於封面上註明分類號、
保存年限、單位名稱、收發文字號、案由或案名、年度、頁數、件數、附
件數、案件辦理日期、機密等級（絕對機密、極機密、機密）及解密條件，
並親自於封面主辦人欄內及封口處簽章後，送交檔案管理人員辦理歸檔。
檔案管理人員點收機密檔案時，依密案袋上記載事項加以檢視，經確認無
誤後，於封面加蓋點收人名章及日期。
九、歸檔案件有下列情形者，檔案管理人員應於歸檔送出清單上註記原因及退
回日期後，退還承辦單位或監印、總發有關人員補正，再依歸檔程序送交
檔案管理人員重新辦理點收。
(一)案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
(二)案件污損或內容不清楚者。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
(四)案件未編列文號或文號有誤者。
(五)案件未填註保存年限或分類號者。
(六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。
(七)案件逾二頁以上未蓋騎縫章者。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。
(九)案件與歸檔送出清單之登載不符者。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
十、檔案管理人員應依據「檔案分類及檔案保存年限區分表」逐件查檢案件之
分類號及保存年限之正確性。
十一、檔案管理人員查檢案件分類號及保存年限時，發現承辦人繕寫或鍵入錯
漏者，應查明更正或補填。
十二、檔案管理人員應就歸檔案件與歸檔送出清單所載內容與頁數逐一核對，
經確認無誤後，將歸檔案件之分類號、保存年限、決行層次等資料鍵入
檔案管理結案作業系統存檔，並列印結案清單作為查考之用。
十三、本局人員調離職時，檔案管理人員應查檢其是否借調檔案未還檔情形。
參、立案、編目
十四、歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容，查檢是否有性質
相同之前案。
十五、檔案經檔案管理人員查檢，有性質相同之檔案，應併於同一案名處理；
無前案可併者，應立新案，建立簡要案名。
十六、確立案名後之案件，檔案管理人員應將其歸入適當之案卷，並依序編列
卷次號。
十七、卷次號確立後，檔案管理人員應依文件產生日期先後賦予目次號，並編
寫目次號於案件第一頁中上空白處。
十八、各案件應賦予適當之檔號，檔號之組成應包括年度號、分類號、案次號、
卷次號及目次號。
十九、檔案管理人員對檔案著錄係就檔案之內容及其形式加以分析、判斷並據
以擇要記錄其事項及特徵之過程。
二十、本局依檔案法施行細則第十二條辦理檔案回溯編目，應著錄包括案由
（名）項、發（來）文者項、文件形式項、相關編號項、日期項、媒體
型式項、檔案外觀項及關聯項等項目。但永久保存檔案應增列主題及附
註項。
肆、保管
二十一、檔案經立卷後，放置於檔案庫房之管理過程與作業，包括檔案上架、
整架、裝訂、查檢及保管數量統計等事項。
二十二、檔案管理人員應按檔號大小順序，小者在左，大者在右，由左至右，
由上至下直立排列且檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
二十三、機密檔案用機密檔案櫃存放，照普通檔案排列法排列，檔案櫃之標籤
框內，放置標籤，註明該櫃內所儲檔案、類別，並指定專人負責管理。
機密檔案經解密後，應照普通檔案管理。
二十四、檔案管理人員應依檔案之年度或檔號範圍等項目，於檔案架、櫃之隔
板或封板適當位置，設置簡明之標示，並定期查檢有無標示脫落或需
更改等情事。
二十五、檔案管理人員應定期檢查檔案排架順序，並依需要調整架位。
二十六、檔案之裝訂，由檔案管理人員自行辦理為原則；如需委外裝訂時，應
於檔案保管場所或機關內指定場所為之。
二十七、檔案附件應依下列規定辦理裝訂：
(一)檔案附件之裝訂，以與原件裝訂為原則。
(二)檔案附件如難以併同裝訂時，應於函稿或來文適當位置加蓋「附
件另存第 號」章戳並書寫編號，同時於附件適當位置標記分類
號、保存年限、收發文號及附件號後，另行存置。
(三)檔案附件另行存置時，應於原檔案卷目次表註明媒體型式、數量
及附件存放位置。
二十八、檔案有遺失或毀損致無法修復之情形者，檔案管理人員應即查明原因，
簽請權責長官處理，並依據簽准結果，另作成紀錄備查。
二十九、檔案管理人員保管之檔案，應定期抽查，以確保安全。
三十 、檔案保管場所宜採單一出入口門禁管制，未經檔案管理人員許可，不
得擅自進出。
伍、檢調
三十一、借調檔案時，應由調案人填具調案單提出申請，他機關借調或依法有
權調閱檔案者，則須以書面提出申請，並經本局權責長官核准後辦理。
前項書面，應註明借調期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有
關聯絡資料；有權調閱之機關，另應載明法律依據及調用目的，但其
他法令另有規定者，不在此限。
借調極機密以上等級者，應經機關幕僚長以上核准；借調機密等
級者，應經業務承辦單位主管核准。
三十二、借調檔案以與承辦業務有關者為限。
因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦單位之主辦人及其
主管同意。
三十三、檔案管理人員應就核准之調案單上所載之檔案範圍，進行檔案目錄或
相關紀錄查檢，並確認其欲借調檔案有無調出使用情形。
三十四、檔案如已借調他人使用者，檔案管理人員應向前調案人催還，再依手
續送交調案人。
三十五、檔案管理人員應按核准之調案單上所載案件之檔號迅速檢出後，依機
關內或機關間借調或調用情形分別註記處理。
三十六、本局人員所借調之檔案檢出後，應由調案人或其代理人逐件清點，調
案單採用甲、乙二聯式，甲聯由檔案管理人員備查，乙聯於還案時交
予調案人收執。他機關借調或調用檔案檢出後，由承辦單位以備函方
式送達；如其派員親至本局調案時，亦應由承辦單位持本局函復之公
文並填具調案單，向檔案管理人員辦理調案。
三十七、借調或借用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、
污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
內容之情事。
三十八、借調檔案以十五日為限，惟借調機密檔案以七日為限，屆期仍須繼續
使用，應於原調案單上填註展期申請資料，並經單位主管或本局權責
長官核准，知會檔案管理人員後始得為之；但其展期次數不得超過三
次。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依
規定辦理借調。借出之檔案，檔案室如有需用，得隨時催還。
三十九、檔案管理人員對於歸還之檔案點收時，應詳細查檢無誤後，於調案單
上註記歸還日期並簽章，同時將調案單乙聯退還調案人。
對於機密檔案歸還時，調案人應將密案袋封妥並加蓋職名章或簽
名。檔案管理人員應於機密檔案歸還時，當場檢視密案袋是否依規定
密封。
四十 、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應加以稽催，經洽
催三次仍不歸還時，應簽請本局權責長官處理。如為他機關借調或調
用檔案逾期未還時，應由檔案管理人員向承辦單位辦理稽催，並由承
辦單位函請該機關歸還檔案。
陸、清理
四十一、檔案除須永久保存者外，定期保存者，其保存年限區分為三十年、二
十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年、一年。
四十二、本局辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。
檔案管理人員對於屆保存年限之檔案，依規定編製擬銷毀檔案目
錄，送會相關業務單位，就檔案是否銷毀或須延長保存年限等事項表
示意見，作為權責長官核准檔案銷毀之依據。
四十三、檔案管理人員，依擬銷毀檔案目錄中經權責長官核准銷毀之檔案，據
以編製銷毀目錄及檔案銷毀計畫，作為國家發展委會檔案管理局（下
稱檔案管理局）審核本局銷毀檔案之用。
四十四、本局擬銷毀之檔案，如有文史機關要求提供，檔案管理人員應於擬銷
毀檔案目錄及檔案管理資訊系統相關欄位註記之。
四十五、經微縮、電子儲存之檔案，檔案管理人員應於擬銷毀案目錄、檔案目
次表及檔案管理資訊系統相關欄位註記之。
四十六、經檔案管理局核准銷毀之檔案，檔案管理局或本局認有必要時，應先
以微縮、電子或其他方式存之，並附註其編號於檔案銷毀目錄、檔案
目次表及檔案管理資訊系統相關欄位。
四十七、經核准銷毀之檔案於執行銷毀前，應妥善集中放置於安全場所，並注
意其運送過程之安全。檔案之銷毀，應由檔案管理人員會同相關單位
派員全程監控，並應注意環境保護事宜。
四十八、檔案因變質而發有毒物質，嚴重影響人體健康，或遭遇戰爭、暴動，
有損及國家安全或利益之虞者，迫於緊急情況，得逕行銷毀檔案。於
銷毀後擬具報告，敘明逕行銷毀檔案原因及已銷毀檔案之檔號、案名
、案件數量、銷毀時間、地點及方法等情形，函送檔案管理局備查。
四十九、檔案因天災或事故毀損，經鑑定結果認為無法修復者，本局得將其原
因及已毀損檔案之檔號、案名及案件數量等詳細情形，函送檔案管理
局備查後銷毀。
五十 、本局每年進行檔案清查，整理屆臨移轉年限之永久保存檔案，檔案移
轉以案卷為單位，其移轉期限之計算，以案卷內文件產生之日最晚者
為準；凡屆滿二十五年者，應於次年移轉檔案管理局。
前項應移轉檔案管理局管理之永久保存檔案，有因司法涉訟或其他
正當理由，經檔案管理局同意者，得酌予延長期限。但最長不得逾五
年。
五十一、檢視屆臨移轉年限之永久保存檔案，是否為機密檔案；如屬機密檔案，
於移轉前，應依有關機密檔案處理相關規定，先行辦理檔案機密等級
之變更或解密事宜。
五十二、將擬移轉之檔案整理後，編製或利用檔案管理資訊系統產出「擬移轉
檔案目錄」，並加裝封面。依檔號排列並載明下列事項：機關名稱、
檔號、案名、案由、文件產生日期、附件數、密等、儲存媒體型式、
備註。
五十三、每年將擬移轉檔案目錄函送檔案管理局審核，如有移轉前辦理檔案保
存價值鑑定者，應將檔案鑑定報告隨同擬移轉檔案目錄函送檔案管理
局審核，並依其函復之審核結果修正為「檔案移轉目錄」一式二份。
五十四、編製「檔案移轉交接紀錄」一式二份，並繕打各欄相關人員之職稱與
姓名後，分置於各份檔案移轉目錄之後，並加裝封面為「檔案移轉目
錄及移轉交接紀錄」及空白封底頁，裝訂成冊。
五十五、本局點交人於檔案移轉交接紀錄上簽名或蓋章後，應將「檔案移轉目
錄及移轉交接紀錄」送請秘書室主管及局長簽名或蓋章，並加蓋機關
印信。
五十六、應移轉之檔案如為機密檔案，於裝箱前應將其加裝外封套密封後，加
蓋密封章，並得視需要與普通件檔案分開裝箱。
五十七、確認檔案移轉目錄之資料正確無誤後，應將檔案依檔案移轉目錄順序
裝箱，並於該目錄箱號欄標註檔案裝箱之箱號。
五十八、製作或利用檔案管理資訊系統產出檔案裝箱清單，並將裝箱清單隨移
轉檔案放入各別箱內。每個箱子上面及側面，應標註本局名稱、箱號
及總箱數、案卷數、移轉日期。
五十九、移轉檔案時必須注意安全，妥善運輸，依檔案管理局排定之移轉方式、
日期與地點，備函並派員將檔案及其電子目錄，併同「檔案移轉目錄
及移轉交接紀錄」一式二份送達檔案管理局指定之場所辦理移轉手續。
六十 、檔案管理局依檔案移轉目錄所列，完成點交手續後由檔案管理局之點
收人、業務主管及局長於檔案移轉交接紀錄上簽名或蓋章，並加蓋機
關印信。
六十一、檔案移轉交接紀錄完成簽章及用印後，「檔案移轉目錄及移轉交接紀
錄」由檔案管理局函送本局，雙方各執一份存查，並永久保存。
柒、安全維護
六十二、為維護檔案之安全及完整，避免檔案受損、變質、消滅、失竊等，本
局於檔案庫房內安裝冷氣機、除濕機、電風扇及消防安全設備等，另
與保全公司簽訂保全服務契約，由其提供安全系統及器材設備。
六十三、檔案庫房內嚴禁下列行為：
(一)使用或存放易燃、易爆物品。
(二)吸菸。
(三)飲食或儲存食物。
(四)植養生物。
六十四、檔案庫房係採單一出入口門禁管制方式管理。
六十五、檔案如有破損，應隨時修補；其修補方法得以裱法、鑲法或其他適當
方法為之。
捌、應用
六十六、人民、法人或團體等申請閱覽、抄錄或複製本局檔案，應填具申請表
並敘明理由向本局申請，本局於受理後依「國家科學及技術委員會新
竹科學園區管理局檔案開放應用作業規定」辦理之。