一、科技部新竹科學園區管理局（以下簡稱本局）為增進公文處理品質與
時效，提高行政效率，特訂定本事項。
二、各單位執行文書處理應切實依照文書處理手冊及文書流程管理作業規
範有關規定辦理。
三、辦理公文應遵守下列規定：
（一）處理公務應力求簡化合理，撰擬文稿應簡潔明確，並合乎公文程式
及案件原旨。
（二）各層級人員應積極掌握公文處理品質與時效；承辦人員對所經辦之
公文，自簽辦之日起至發文之日止，應注意處理流程各階段之查催；
如有查催困難情事，應即時向單位主管或文書單位反映處理。
（三）公文適合線上簽核者，應以線上簽核行之。簽核人員因故未能使用
電子憑證進行簽章時，得採臨時憑證替代，並於歸檔前完成電子憑
證之補簽作業；若無法補簽時，得由職務代理人或權責主管補簽，
並記錄原因。
（四）適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換
行之。
（五）辦理公文（含電子公文）應依照公文之制定形式，不得任意修改格
式。
（六）來文之處理速別與公文性質不符者，得線上申請調整速別。
（七）就案情相同掛不同總收文號者，或相同案情之正副本，應併案處理，
經承辦人選擇主文及併文後，公文流程及公文時效均以主文為主。
（八）公文流程建檔應迅速確實，不得推諉矯飾，未經判存案件，不應送
存歸檔。
（九）公文應依本局「檔案分類及保存年限區分表」，填寫正確檔號及保
存年限。
（十）公文附件或與公務相關之許可證、申請書、檢查表、通知書、合約
書等用印，須填寫本局「蓋用印信申請表」，並經單位主管或授權
之主管同意；如於簽稿擬辦事項已敘明需用印且經奉核者，則免填
寫，惟申請表須附奉核簽影本。
四、公文時效：
（一）最速件：辦理期限1日，會簽會核時限1小時（但緊急公文仍須於個
案需要時限內完成）。
（二）速件：辦理期限3日，會簽會核時限2小時。
（三）普通件：辦理期限6日，會簽會核時限4小時。
（四）限期公文應依其規定時限辦理（請參照公文系統-一般公文速別變更
-限期公文說明辦理）。
（五）開會通知單及會勘通知單：辦理期限以所指定開會、會勘日期為時
限，收到通知時如已逾時，則以普通件處理。
（六）急要公文：應隨到隨辦，不得逾1日，案情或情況特殊及緊急者，
應持會、持陳及送發。
（七）立法委員質詢、專案及施政質詢案件或監察案件：依立法委員質詢
答復或監察案件所定期限辦理。
（八）專案管制案件：涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以
上方可辦結之複雜案件，得線上申請為專案管制案件。如同類案件
數量眾多，且符合專案管制案件之規定者，得以通案方式一次簽請
核准，不需個別逐一提出申請。申請為專案管制案件，須詳細說明
各要項之作業時程及預定完成辦理天數；各類專案管制案件應依其
類別（請參照公文系統-專案文處理時限）於核定之辦理期限內完成。
（九）因業務性質實際處理日數確難於來文速別時限辦結，而依其性質及
複雜程度又未符專案管制案件申請要件者，承辦單位得依實際需要
或會辦單位建議，於線上申請列為特殊性案件。
（十）一般公文外之人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件
等各類公文，應依其相關規定期限內辦理完成。
（十一）一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件之限辦日期係扣除
假日計算。限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、
監察案件之限辦日期係包含假日計算。
（十二）公文之展期應於辦理期限屆滿前，於線上申請。各類公文未於原
規定之處理時限內辦結者，即屬逾期案件。逾期案件經展期後如公
文實際有積壓事實者，仍應負積壓之責任。
五、改分公文、退文及換文：
（一）欲改分之公文，應儘速於半日內（4 小時）填寫「總收公文改分申
請單」經單位主管核可，送收文室進行後續作業；如公文內容涉及
不同組室，無法判別承辦組室時，由相關組室填寫改分單敘明理由
後，由收文室陳送主任秘書判分。
（二）辦理之公文需要抽換時，承辦人須持正本至總收文室，經核對內容
無誤後更換條碼並加蓋日期章及組室章，勿自行更換條碼。
（三）不需要掛文之公文，請列印貼有條碼頁之本文後，在影本上加註退
文原因，經單位主管核可後送總收文辦理銷號作業。
六、承辦公文：
（一）公文夾顏色係代表公文用途及其速別，承辦人使用時應確實認明，
以免混淆不清，失去顏色識別之意義。
（二）承辦人應於文稿內列明發文附件之名稱及數量，並檢點清楚隨稿附
送。受文者地址非眾所周知者應註明，行文機關較多時應填附「受
文者清單」，以利作業。
（三）簽稿併呈要留意簽與函稿是否有做連結，函稿如有附件，須依序排
列並標示清楚附件號數；電子公文須檢查電子檔附件是否有帶入函
稿內。
（四）文件由單位組室送出，公文夾封面須附「流程卡」，俾傳遞人員依
流程送至相關組室。
（五）召開會議或參加局外會議：
1.各承辦人員於局內召開會議，如有相關會議資料，至遲須於開會前
1日將資料提供與會人員，並於會議前確認參加人員；如屬緊急事
件或臨時召開之會議，應先以電話聯繫各單位並告知開會原由、
時間及地點。會議結束3日內應將「會議紀錄」陳核，如有續辦事
項，應持續追蹤辦理。
2.參加局外重要會議或至立委辦公室、其他機關及單位協調重要事項，
應於3日內簽核「局外會議報告單」送陳，俾各級長官確實掌握情況。
（六）承辦人於公文系統複製舊函文辦理公文時，應確實檢核本局名稱、
首長名稱及格式是否正確；公文書寫須使用項目編號及標點符號時，
需使用公文系統的工具列項目編號及符號。
（七）承會辦公文核章時，應注意職名章戳及簽辦日期須清晰明確。
（八）收獲逾期公文稽催報表通知，應於二日內填寫逾期未辦結原因，送
交秘書室文書科並儘速辦理完成。
（九）承辦人員應確實對歸檔之簽稿或發文之函稿進行複閱如長官有誤批
情形，如存檔批發、發文批存，承辦人員應請批核長官俢正後，再
送歸檔或發文。
（十）所簽辦之公文，應確實完成複閱程序(單位主管須核章)，如有以下
情形者，須辦理相關事項：
1.依本局分層負責明細表權責劃分，首長決行(主任秘書以上)之公文，
如有批示指示事項，應將批核內容影送主任秘書以上長官。
2.督導長官請假由其他長官代批核公文，而所簽辦內容屬案情重要或
特殊者，須將相關公文影送主任秘書以上督導長官，俾能確實掌握
案情。
（十一）承辦人至各營業所（如：自來水公司、台電公司）申辦業務，填
寫聯絡機關時，請加註組室及個人名稱，俾日後收到發票或繳費單
時，可確實分送至承辦組室。
（十二）承辦人請文書科寄送信件時，應於信封確實勾選寄送種類，註明
寄送組室及承辦人姓名。
七、會辦公文：
（一）文稿收發簽會應迅速確實，會稿送出前，承辦人員宜先就內容與受
會單位敘明溝通，使文件順利會簽。會辦單位對送會文件有會簽意
見者，應送回承辦單位處理後，再行陳核。
（二）急要文件須會辦者應進行親會面洽，同一文件簽會3個以上單位，
宜複製同時送會。
（三）各組室於其他組室送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，
經會簽後，即表示同意，應共同負責。
（四）文件會辦相關組室，應預留足夠版面供會辦單位填寫意見，如會簽
處明顯不足供會辦單位填寫，承辦人應附「會簽單」，或會辦單位
自附會簽單，不得於公文擬辦處或決行處等其他位置填寫意見；承
辦人應追蹤各會辦單位辦理情形，以確實掌握時效。
八、簽辦公文：
（一）簽辦之公文如其他會簽組室有不同意見時，須就相關意見再進行簽
辦，除須併附原簽外，對會簽意見須逐項說明，且須摘錄原簽重要
事項，以利長官核閱。
（二）各層級長官對簽核內容有不同意見時，奉核後應將簽奉結果影送長
官知悉。
九、登記桌：
（一）各單位對陳核、會辦、判發、判存公文每日至少應送出4次，時間
各為上午9時30分前、上午11時30分前、下午2時30分前及下午4時
30分前。每日下午4時30分以後批定之公文應於翌日上午9時30分
前送達相關處室；急件應隨到隨送，並應主動告知送達組室文件
之急要性。
（二）總收文送至各組室之公文，登記桌應確實核對文號、件數是否無
誤，送出陳核、會辦、判發、判存公文，應確認傳遞至正確組室。
（三）對遞送之文件應予以保密，不談論不口傳相關內容。
（四）每日上、下午至少一次至總收文室領取組室信件或廠商轉交之文件
十、總收文作業：
（一）紙本公文：收件後2小時內完成分文，每日上、下午分兩次（上午10
點及下午3點）送達各組室登記桌，下午3點後所收文件須於次日上
午前完成分送，急要公文則隨到隨辦。
（二）電子公文：隨時接收，立即傳送至各組室登記桌，急要公文或有時
效性之開會通知，以電話提醒登記桌立即分送承辦人辦理。
（三）科技部收發信箱：每日不定時收件，並即傳送相關業務承辦人。
（四）來文可明確判別非屬本局所轄業務者，應即洽來文單位辦理退回或
代為轉寄。
（五）廠商轉交文件：收文室登記後電話通知承辦人當日領取；廠商所送
公文或轉交文件，有須確認或釐清事項，應即請業務承辦人親自說
明，避免廠商重複補件。
（六）廠商投標採購文件：收文室於封單上蓋收件章並填寫收件時間後，
通知業務承辦人當日領取。
（七）總收文遞送至各組室之公文，應依組室列印公文清單供登記桌核對，
並保留總清單供查核使用。
十一、總繕發作業：
（一）交繕公文以當日發文為原則，當日下午4點後送繕之公文，至遲於次
日上午前完成繕發。
（二）送繕公文內容如發現受文者、日期、金額、附件不符等明顯錯誤，
應即請承辦人修正或補正。
（三）急要公文應隨到隨辦。
十二、歸檔及檔案借調：
（一）檔案管理人員：
1.須將各組室送存檔案，至遲於次日中午前完成簽收，應仔細檢視送存
檔案是否有錯批、檔號錯誤、蓋印章戳不清楚等情形，並請承辦人修
正後再送歸存。
2.掃瞄檔案，應確認公文及附件版面完整清晰。
3.業務單位調閱紙本檔案，當年度檔案應隨時可供調閱，存放於局外之
其他年度檔案，至遲於3日內完成調案。
4.業務單位為業務急需調檔，應即配合辦理。
5.調閱完畢之檔案，應檢視是否有遺漏、缺頁及破損等情形。
（二）歸檔作業之規定：
1.承辦人對於文書之檔號及保存年限，應參照本局檔案分類及保存年限
區分表填列。
2.歸檔之公文附件承辦人應確實檢核，避免造成誤存、漏存，並減少不
必要之存檔文件，以減少掃瞄及檔案存放空間。
3.無紙公文送歸檔前，請確認結案方式是否正確：
結案方式為單位自存，不送檔案室；結案方式為歸檔，送檔案室。
（三）檔案借調作業之規定：
1.非本單位業務承辦人不得調案。
2.借調檔案應填寫「調案單」，並經單位主管同意；借調其他組室承辦
文件，調案單須會該組室承辦人，並經其單位主管同意。
3.除他機關借調或依法有權調閱檔案者外，正本不可攜出檔案室；申請
借出檔案附件，須填寫「檔案借出記錄表」，並於15日內歸還文件。
4.極機密以上等級者，應陳請主任秘書核准；機密等級以下者應經借調
及主辦單位主管核准。
5.借調之檔案若因故無法於期限內歸還者，須填寫公文展期申請單，經
單位主管同意後送檔案室處理。
6.調案人對所借調檔案應妥為保管，不得發生下列情形：
（1）遺失或檔案缺頁。
（2）拆散、污損或破壞檔案。
（3）添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等變更檔案內容。
（4）轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
十三、機密文書處理注意事項：
（一）對於機密文書，承辦人應於機密檔案專用封套填寫各欄位資料，以利
檔案保管。
（二）承辦人辦理機密文件，應將文件（含公文）全部放入機密檔案專用封
套內密封陳核，若僅附件為密件者，請用密案袋密封。
（三）機密文書應註解密日期或條件。
（四）機密文件經簽核多個組室，密封套封條位置已不敷供後續會辦或長官
拆封核印時，承辦人須另附機密檔案專用封套（整個文件放入新的封
套內）供後續簽核使用。
（五）應指定專人辦理機密文書作業。
（六）辦理公文解密時，請填寫機密等級變更或註銷處理意見表/紀錄單，
依解密條件、解密流程、辦理解密註銷事宜。(請勿自行拆封解密)
（七）承辦人收到來文「機密文書機密等級變更或註銷通知單」，解密不用
回復來文機關；收到來文「機密文書機密等級變更或註銷建議單」，
需回復「機密文書機密等級變更或註銷通知單」給來文機關。
十四、公文之稽催管考：
（一）各承辦人員應隨時於公文管理系統查詢承（會）辦待辦公文，並儘速
於規定期限內辦理結案，倘公文無法於期限內辦結者，應於屆期前申
請公文展期或依其業務性質申請變更公文類別。對於需續辦之公文，
應予以記錄，並於期限內完成。
（二）單位收發人員應每日查催及持續稽催承辦人員，依限處理逾期未結案
件，並將情形陳報單位主管。對將逾期案件未依規定展期者，應提示
辦理展期；對逾期案件，應請承辦人員填寫逾期理由及處理情形後送
專責管制單位。案件如逾處理時限30日者，應即提請專責管制單位作
個案分析。
（三）單位主管應督促單位成員，依規定辦結；並應提示處理原則，盡量避
免展期。單位成員差假時，應督促其職務代理人於時效內辦理公文，
以落實代理責任。
（四）奉核文存續辦者，應填寫「文存續辦公文追蹤統計表」，各組室並應
指定專人控管辦理情形。
（五）承辦人承(會)辦公文，已經單位主管簽核後復修正簽辦內容或以黏貼
方式覆蓋原簽內容，須經單位主管同意，除承辦人於黏貼處須蓋印外，
單位主管亦須核印。
（六）將屆辦理期限之公文，即使於限辦期限當日送存歸檔或送總發文作業，
承辦人仍需追蹤後續辦理情形，以確保在期限內將公文辦結，不致有
逾期情形產生。
十五、文書處理之獎懲：公文處理有下列情形者，管制單位應於業務會報提
出報告，並請單位主管列入升遷考核及年終考績（核）之參考依據；
若績效卓著或查證屬實情節重大，影響本局公文績效或形象者，得由
所屬單位送交考績委員會依據科技部及所屬機關職員獎懲要點辦理獎
勵或懲處：
（一）獎勵：
1.登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書流程管理制度之落
實推動有重大貢獻者。
2.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
3.文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效者。
（二）懲處：
1.公文超過處理期限30日之異常公文。
2.推諉拒收分文公文，或有異議卻未辦理移文，以致嚴重延宕時效者。
3.無故積壓承辦或會辦公文，未積極辦理者。
4.對逾期待辦案件經催辦仍不辦理者。
5.差假時無故未將待辦公文移請代理人接辦，或代理人未能負起代理職
責，以致延宕處理時效者。
6.經批核公文存查續辦，未持續辦理，致延誤公務或影響人民權益者。
7.經批核之公文，未經長官同意，擅自修改內容者。
8.辦理機密文件或其他重要公文洩密，致造成重大影響者。
9.直屬長官對所屬應簽辦案件而未簽辦，或知悉公文有逾期情形而未督
促辦理者，或處理流程明顯有重大疏失，未盡督導之責者，應負連帶
責任。
10.其他違反文書流程管理相關規定情節重大者。