一、     科學工業園區管理局（以下簡稱本局）為辦理檔案法、檔案法施行細則第十三條有關檔案保存價值鑑定規定事項，特訂定本作業規定。

二、     本作業規定之適用範圍，為本局管有之機關檔案。

三、     辦理檔案保存價值鑑定應遵守下列原則：

(一) 需求原則：衡量檔案之使用者數量、權益、應用頻率、檔案類別、需求程度及時效性。

(二) 彈性原則：依檔案性質及應用需求，選擇適當之鑑定方法及基準。

(三) 客觀原則：進行意見諮詢或討論，避免擅斷及主觀。

(四) 完整原則：遵循全宗原則，衡量檔案原有機關層級或檔案之重要 性、獨特性、代表性，擇選具完整性之檔案，避免重複。

(五) 不受媒體拘泥原則：注重檔案內容價值，不因檔案媒體型式不同而有所差異。

(六) 去蕪存菁原則：精選足以代表機關組織沿革、政策及業務之檔案。但以不違背完整原則為限。

(七) 先例原則：遵循過去相關檔案鑑定之結果。但因機關職能或時空環 境變遷等特殊情形者，不在此限。

四、     有下列情形之一時，應辦理檔案保存價值鑑定：

(一) 因修訂檔案保存年限區分表，認有必要者。

(二) 辦理檔案銷毀或應用產生疑義或發生爭議者。

(三) 檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。

(四) 檔案因天災或事故致毀損者。

(五) 機關永久保存檔案移轉檔案管理局前。

(六) 辦理電子檔案轉置、移轉（交）或清查階段。

(七) 規劃建置電子檔案管理資訊系統(含重新設計及版本升級)階段。

五、     有檔案鑑定時機所列情形之一時，檔案管理單位或人員應簽請核准後，成立檔案鑑定小組，指派主持人，並由相關業務單位主管及檔案管理單位主管或人員組成。必要時，應請學者專家或上級主管機關派員參加。

六、     機關檔案管理單位或人員應按類別整理擬鑑定之檔案，分析下列事項：

(一) 檔案原有機關組織沿革、職能變遷及相關業務法令。

(二) 檔案原有機關主要職能對國家或社會之影響。

(三) 檔案涵蓋年代及產生時間。

(四) 檔案產生之原因。

(五) 檔案類別所含案卷及主要內容（敘述檔案涉及之人、事、物、時間及地點）。

(六) 檔案形式及保存狀況。

七、     辦理檔案保存價值鑑定應依鑑定之目的、檔案性質、數量及範圍，並衡酌機關經費、人力、作業時間、檔案鑑定技術及對民眾權益維護之影響，採下列一種或數種方法進行；必要時，得成立鑑定小組：

(一) 邀請學者專家鑑定：依機關及檔案性質邀請相關學者專家參與鑑定。

(二) 邀請利害關係人參與分析：邀請檔案當事人、使用團體或利害關係人參與鑑定分析，提供其意見，作為鑑定判定之參考。

(三) 邀集業務單位會審：由機關內部單位主管或相關人員，採聯合審查或召開會議方式商定。

(四) 進行檔案內容審查：至檔案典藏處所審查檔案內容及保存狀況。

(五) 選擇代表性檔案審查：依類別或案卷選擇具代表性、獨特性或案情完整者，進行檔案內容檢視並評估保存價值。

(六) 舉辦公聽會：藉由公聽會方式聽取各方意見，凝聚共識。

(七) 公開資訊徵詢大眾評論：機關完成鑑定作業後，公開相關

(八) 鑑定資訊，如檔案鑑定報告初稿，諮詢各方意見。

(九) 選擇鑑定基準進行檢核：參酌檔案之使用需要及重要性、檔案具有之各項價值及現有館藏優劣等資訊，透過討論形成共識，作成檔案鑑定基準檢核表，據以判定檔案保存之優先順位。

(十) 辦理焦點群體座談：邀集與鑑定標的相關之團體，藉由互動及討論，以形成檔案保存價值鑑定結果之共識。

(十一)    訪問相關人、事、物，如訪談機關業務單位、資深或退休主管人員等，以掌握機關職能、業務運作、檔案涵蓋年代及內容等相關資訊。

(十二)    檔案使用調查：調查檔案之使用者數量、應用頻率等應用需求，依檔案類別或檔案應用申請目的，統計分析檔案內外部使用情形，以確認各單位業務職能及重要性。

(十三)    其他適當方法：如文獻分析、相關機關協商、輿情資訊研析或參酌過去相關檔案鑑定之結果。

八、     依業務需要，得彈性選擇下列之鑑定基準，衡量檔案使用價值，並給予適當權重：

(一) 原有價值：指檔案之本質、內容或實體形式特性具有之原始價值，其評量指標如下：

1.    實體形式特性：指檔案存在時間及外觀實體形式等特性。

2.    替代特性：指檔案之不可替代性。

3.    本質特性：指檔案媒體型式或其材質、章戳、墨水、印刷與裝訂等審美及藝術特性，如檔案裝訂型式為卷軸裝等具有展覽價值之檔案。

(二) 行政稽憑價值：指得作為機關組織職能運作、決策、業務處理及績效等事證或責任稽憑之價值，其評量指標如下：

1.    檔案資料之可信度。

2.    機關決策及業務處理之參考性。

3.    行政影響評估之可能性。

4.    考評機關行政績效及行政責任之參考性。

(三) 法律價值：指檔案清理之適法性及保障團體或個人權益之價值，其評量指標如下：

1.    檔案內容涉及團體或個人權益及財產之維護。

2.    檔案銷毀涉及相關法令之合法性，例如土地登記規則第19 條規定，土地收件簿、登記申請書及其附件，除土地所有權第1 次登記案件應永久保存外，應自登記完畢之日起保存15 年。

(四) 資訊價值：指得作為研究發展參考或滿足民眾知的需求之價值，其評量指標如下：

1.    檔案內容研究價值。

2.    檔案內容之代表性、獨特性、發展性及集中性。

3.    檔案使用情形，例如檢調紀錄及應用統計資料。

4.    檔案應用之需求，例如民眾申請應用各類檔案之分析。

5.    與其他檔案之關聯性及互補性。

6.    檔案應用之限制。

(五) 歷史價值：指得保存典章制度或作為史籍資料之價值，其評量指標如下：

1.    檔案產生年代或特定時間。

2.    檔案反映國家發展、時代背景、制度變革、社會文化變遷或重大特殊之個案。

3.    檔案反映地方發展歷史及地方特性。

4.    檔案反映機關發展歷史及沿革。

(六) 管理成本：指保管及修護檔案之成本效益。

(七) 風險評估：指評估檔案未妥予留存，對於機關業務運作及利害關係人利益之影響。

九、     評估及判定檔案保存價值

(一) 依據擇定之鑑定方式、方法及基準，審酌下列事項，評估及判定檔案之保存價值：

1.    影響國家安全及公益程度。

2.    典章或史料文物之價值。

3.    法律信證之維護。

4.    行政程序之稽憑。

5.    學術研究之參考。

6.    機關之特性。

7.    個人權益之維護。

8.    其他應審酌之重要事項。

(二) 檔案具有下列價值及性質者，應列為永久保存：

1.    涉及國家或本局重要制度、決策及計畫者。

2.    涉及國家或本局重要法規之制（訂）定、修正及解釋者。

3.    涉及本局組織沿革及主要業務運作者。

4.    對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。

5.    具有國家或機關行政稽憑價值者。

6.    具有國家、機關、團體或個人財產稽憑價值者。

7.    對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。

8.    具有獨特性、完整性之重要科技價值者。

9.    具有重要歷史或社會文化保存價值者。

10.  屬重大輿情之特殊個案者。

11.  法令規定應永久保存者。

12.  具代表性及例證性個案檔案。

13.  其他有關重要事項而具有永久保存價值者。

(三) 本局管有之電子檔案辦理檔案保存價值鑑定時，視需要應辦理技術鑑定，會同相關資訊人員分析電子檔案保存、移轉及應用過程中，所面臨軟硬體技術問題，就管理需求及技術變遷等因應策略提出建議，其作業事項如下：

1.    驗證電子檔案之真實性、完整性及可及性。

(1)     驗證真實性：如檢視電子檔案簽核流程點，俾確認每個簽署人的身分。

(2)     驗證完整性：如重新計算電子檔案全部雜湊值，確認其與電子檔案內所載雜湊值之相符性，或檢查內部關聯檔案與電子檔案所載者之相符性，或依電子檔案文面內容檢查其記載文件之完整性。

(3)     驗證可及性：如利用檔案管理資訊系統或其他軟體工具隨機抽樣讀取電子檔案，檢查電子檔案得否正確開啟並辨識檔案內容。

2.    評估系統軟硬體環境、儲存媒體、格式、編碼及演算法之安全強度等資訊。

(1)     評估系統軟硬體環境：如檢視作業系統、資料庫管理系統是否過時，系統負載容量是否超過容許值，俾及早規劃電子檔案轉置及電子檔案管理資訊系統擴充需求。

(2)     評估儲存媒體：如檢查儲存媒體規格是否合適，或依資料成長量，評估儲存媒體使用期限、購置成本及媒體更新需求。

(3)     評估格式與編碼：如檢查電子檔案格式及編碼方式是否符合文書及檔案管理電腦化作業規範規定，以評估格式轉置需求。

(4)     評估演算法之安全強度：如檢查電子檔案是否運用已知不安全之演算法加密，或利用過短之加密金鑰長度加密，以評估安全強度需求。

十、     提出鑑定結果及撰寫鑑定報告

1.    完成檔案保存價值鑑定後，應將鑑定之過程、結果及建議做成鑑定報告，並陳報機關首長核定。檔案鑑定報告應記載下列事項：

(1)     檔案原有機關背景：包括機關名稱、機關組職沿革、相關業務法令。

(2)     鑑定目的、範圍及檔案描述：包括鑑定目的、檔號或分類號、數量、原件或複製品、媒體型式、保存狀況、檔案涵蓋年代及產生時間、檔案類別所含案卷及主要內容。

(3)     鑑定過程：包括鑑定方式、鑑定方法、鑑定基準、鑑定人員、相關鑑定案例。

(4)     鑑定結果及建議：包括鑑定結果綜合評析、檔案處置建議。

2.    檔案之範圍及數量較多、性質多元或其他因素，有詳盡分析之必要時，檔案鑑定報告應增加記載下列事項：

(1)     檔案原有機關背景：包括所屬機關及本局內部業務單位數量、員額與預算；機關職能涉及法令之影響程度、主要職能及對國家或社會之影響、機關重要性分析。

(2)     鑑定目的、範圍及檔案描述：包括檔案內容摘要及特色、檔案產生原因及目的、與其他檔案之關係。

(3)     鑑定過程：包括辦理本次檔案保存價值鑑定之經過、鑑定遭遇之困難及異議處理情形。

(4)     鑑定結果及建議：電子檔案辦理技術鑑定後，如經評估須進行電子檔案轉置或修復等處理時，應提出具體時程、轉置或修復方式及成本分析等。

十一、 本局辦理檔案保存價值鑑定，涉及檔案保存年限區分表訂（修）定、檔案銷毀或移轉時，檔案鑑定報告應併同檔案保存年限區分表、檔案銷毀目錄或檔案移轉目錄，依檔案法施行細則第十條第一項各款規定程序，陳送上級機關轉檔案管理局辦理。