科技部南部科學工業園區管理局辦理機密案件注意事項

               中華民國101年9月19日南秘字第1010023382號函訂定

中華民國103年5月14日南秘字第1030011886號函修正

一、  科技部南部科學工業園區管理局（以下簡稱本局）為協助同仁機密案件之保密工作，特訂定本注意事項。

二、  依據「國家機密保護法及其施行細則」、「檔案法」、「機密檔案管理辦法」、「文書處理手冊」等相關規定辦理。

三、  收文作業

（一）   收受機密文書時，應詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄。

（二）   分文（交辦）應密封交遞予各單位密件專責人員啟封，啟封人員應核對其內容及附件 。

（三）   機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容 。

四、  封發作業，發文人員應將公文以「雙封套」掛號郵件寄出：

（一）內封套：左上角加蓋機密等級，封口及接縫處須加貼薄

棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記。

（二）外封套：不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記

（但請註明發文單位俾利退件時相關後續作業處理）。

 五、機密檔案專用封套說明

（一）封套上記載事項，除年度號、案次號、卷次號及目次號等由檔案管理人員填列外，餘由承辦人員填妥後送檔案室。

（二）機密檔案專用封套說明

1.收（發）文號：公文系統登錄管制之流水號。

2.收文日期：簽收公文日。

3.限辦日期：公文辦理期限。

4.承辦人：業務承辦單位及所屬單位名稱

5.來文者：來文者名稱。

6.案由（名）：承辦人於無洩密之虞下簡扼摘述，以利調閱。

7.件數：每一公文號為1件。

8.保存年限及檔號：承辦人確實依公文性質填寫，據以立案編目。

9.機密等級：

    （1）國家機密：區分為絕對機密、極機密、機密。

    （2）密：一般業務公文。

10.解密條件：(如密案袋附圖說明)

機密文書保密期限或解密條件之標示，應以括號標示於機密等級之下，其解密條件之如下：

    （1）公布時解密：

適用於對外張貼公告或刊登公報時解密；人事派免令或其他法令公布時解密；民、刑事案件結果宣判後解密等情況。

    （2）本件於某年某月某日解密：

由業務承辦人員依權責自行決定明確之解密日期，但不得與來文機關之解密條件相抵觸(例如：來函機關之解密條件為「3年後解密」，則發文不得以尚未滿3年之日期為解密條件)。

    （3）工作完成或會議終了時解密：

於該查核工作所有相關程序已完成，或是如招標、開標、評審委員評選會議等已結束時適用之。

    （4）附件抽存後解密：

適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者。

    （5）其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密），勾選「其他」則需填註原因。

11.保密期限：指公文可以解密之日期。（未填寫保密期限者，每 年需辦理檢討解降密事宜）

   12.保存年限：依本局檔案分類及保存年限區分表內，分類號規定之保存時間。

   13.承辦密案之任一拆封人或調閱人均應將封套彌封後，於封口加蓋印章或職名章。

   14.經辦過程拆封人簽章欄：經辦過程之承辦人需於經辦過程拆封人簽章欄簽章並註明時間。

 15.若有發文流程，請文書科發文人員於該欄位填入發文號碼及發文日期。

六、降解密

辦理降解密時應先調出原案卷，填妥「機密等級變更或註銷處理意見表」及「機密等級變更或註銷紀錄單」等一併簽奉核可，始送文書科辦理後續降密等作業。

七、受文機關應依機密案件原核定機關通知或變更降解密，始得辦理，不得自行辦理降解密。

八、本機關核定之機密文書，經檔管單位或他機關來文建議降解密（或承辦人主動檢討變更）辦理流程如下：

（一）調出原卷，檢視是否為原核定機關。

（二）填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」，陳核奉准。

（三）填具「機密文書機密等級變更或註銷處理紀錄單」，並予以簽章。

（四）在原機密文書的封面或公文上標有「機密」等級處，將原機密字樣以雙線劃除或填註新密等。

（五）再於明顯處浮貼已列明資料及經登記人簽章之「機密文書機密等級變更或註銷處理紀錄單」；或蓋用機密等級註定戳記章，且由承辦人簽章。

（六）通知原建議單位或原機密文書受文機關。（作法詳機密文書機密等級變更或註銷通知單）。

（七）原案卷歸檔。

九、如經清查發現本機關非原核定機密等級機關，則由承辦人員擬妥「機密等級變更或註銷建議單」，陳奉核定後，建議原核定機關變更或註銷其機密等級。

十、如變更後仍屬機密文書，應依「機密檔案管理辦法」規定密封歸檔。