國家科學及技術委員會主管法規共用系統

一、國家科學及技術委員會南部科學園區管理局（以下簡稱本局）為協助同仁辦理機密案件，特訂定本注意事項。
二、依據「國家機密保護法及其施行細則」、「檔案法」、「機密檔案管理辦法」、「文書處理手冊」等相關規定辦理。
三、收文作業
(一)收受機密文書時，應詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套記載情形完成登錄。
(二)分文(交辦)應密封交遞予各單位密件專責人員啟封，啟封人員應核對其內容及附件 。
(三)機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容。
四、封發作業，發文人員應將公文以「雙封套」掛號郵件寄出：
(一)內封套：內封套正面適當位置處加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記。
(二)外封套：不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記，應作適當之掩護措施，但請註明發文字號，俾利退件時處理相關後續作業。
 五、機密檔案專用封套(密案袋)說明
(一)封套上記載事項，請承辦人員依序填妥，並依規定陳核後，始得送檔案室歸檔。
(二)機密檔案專用封套說明
1.收發來文字號：來文單位發文字號或本局公文系統登錄管制之流水號，如為自創簽或函稿，請填寫創簽號或創稿號。
2.收文日期：簽收公文日或創簽稿日期。
3.限辦日期：公文辦理期限。
4.來文單位名稱：來文者單位名稱。
5.案由或案名：扼要記載案件或案卷之內容，但不得揭示機密性或敏感性內容。
6.主辦組室及人員：業務承辦人員及所屬單位名稱。
7.年度號、分類號、案次號、卷次號、目次號及保存年限：承辦人員依本局檔案分類及保存年限區分表填寫檔號之年度號、分類號、案次號及保存年限；檔案管理人員編案時，填寫檔號之卷次號及目次號。
8.案卷內文件起迄日期：封套內僅封裝1件檔案，填寫該案件之文件產生日期(合併多件文號為1案件時，應以該案件最後產生之文件為文件產生日期）；如封套內有2案件以上檔案，應填寫封套內最早與最晚之文件產生日期。
9.頁數、件數、附件數：頁數填寫封套內本文及隨本文裝訂的紙本附件頁數總和、件數填寫封套內案件數(合併多件文號為1案件者，件數以1件計算)、附件數填寫應依媒體類型填寫附件的數量，無則填0。
10.機密等級：
(1)國家機密文書：區分為絕對機密、極機密、機密。
(2)一般公務機密文書：密。
11.保密期限或解密條件：
(1)本件於某年某月某日解密：由業務承辦人員依權責自行決定明確之解密日期，但不得與來文機關之解密條件相抵觸(例如：來函機關之解密條件為「3年後解密」，則不得以尚未滿3年之日期為解密條件)。
(2)本件於公布時解密：適用於對外張貼公告或刊登公報、人事派免令或其他法令公布時、民刑事案件結果宣判後解密等情況。
(3)其他：其他特別條件或相關法令規定有保密條件者，勾選「其他」者需填註原因或依據。
12.經辦過程拆封人簽章欄：承辦密案之任一拆封人均應於本簽章欄簽名或蓋職名章，及註明時間，並於處理或閱畢後，將封套彌封，於封口加蓋印章或職名章。
13.發文日期及發文字號：若有發文流程，請文書科發文人員於該欄位填入發文日期及發文字號。
14.密案調閱人簽字欄：調閱密案之調案人，於核准調案後，應於此處簽名或蓋職名章，於處理或閱畢後，將封套彌封，於封口加蓋印章或職名章，並加註歸還日期。
15.覆閱欄：供各組室簽核完畢後之覆閱使用。
六、機密文書機密等級之變更或解密程序
依機密文書標示保密期限或解除機密條件、核定機關之不同而有不同之變更或解密程序，詳如附表。
如機密文書未標示保密期限或解除機密條件，應由檔案管理單位會同業務單位及政風人員開啟機密檔案判斷是否已屆保密期限。